Orgán sociálně-právní ochrany (OSPOD) vede o ohrožených dětech a o dětech, kterým byl ustanoven opatrovníkem nebo poručníkem spisovou dokumentaci. Spisovou dokumentaci tvoří základní a pomocná evidence.

Pracoviště OSPOD se při zpracování, vedení, evidenci, ukládání a archivaci spisové dokumentace dětí řídí těmito předpisy:

  • zákonem o sociálně-právní ochraně dětí (dále jen zákon) 
  • směrnicí MPSV a 
  • vnitřními předpisy úřadu

Údaje obsažené ve spisové dokumentaci týkající se dítěte je pracoviště OSPOD oprávněno využít pouze v zájmu dítěte při zajišťování SPO. OSPOD vede spisovou dokumentaci písemně i elektronicky prostřednictvím elektronického systému. OSPOD dále pracuje se spisovou službou, která se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Zaměstnanci OSPOD jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, se kterými se při výkonu SPO seznámili. 

Spisová dokumentace označovaná jako Om nebo Nom obsahuje zejména: 

  • osobní údaje dětí a jejich rodičů 
  • údaje o výchovných poměrech těchto dětí
  • záznamy o výsledcích šetření v rodině
  • záznamy o jednání s rodiči nebo jinými osobami
  • kopie podání soudům a jiným státním orgánům
  • písemná vyhotovení rozhodnutí soudů, orgánů činných v trestním řízení a správních orgánů 
  • vyhodnocování situace dítěte
  • individuální plány ochrany dítěte apod. 

Spisovou dokumentaci mohou tvořit také záznamy na technických nosičích dat.

Spis může obsahovat i samostatnou složku označenou jako „P/OM“ (pomocná složk). Do této složky jsou vkládány dokumenty zvláštního charakteru (např. oznámení o ohrožení dítěte). Zvláštní složka není součástí spisu, tzn., že ani rodič, kterému náleží rodičovská odpovědnost, nebo jiná osoba odpovědná za výchovu dítěte, nemá nárok do ní nahlížet. 

V případě správního řízení je odděleně v samostatné složce veden správní spis. Spisová dokumentace je vedena a archivována po zákonem stanovenou dobu a v souladu se spisovým a skartačním řádem ÚMČ Praha 13.

Nahlížení do spisové dokumentace a pořizování kopií 

Nahlížet do spisové dokumentace vedené o dítěti, nejde-li o část týkající se správního řízení, je ze zákona oprávněn na základě písemné žádosti pouze rodič, kterému náleží rodičovská odpovědnost, nebo jiná osoba odpovědná za výchovu dítěte nebo jejich zástupce na základě plné moci. Obsah písemné žádosti o nahlížení do spisové dokumentace je uveden v příloze. Žádost lze podat osobně, do protokolu na OSPOD, podáním na podatelnu úřadu nebo elektronicky s doložkou elektronického podpisu. Z důvodu ochrany osobních údajů nejsou přijímány žádosti zaslané emailem, které neobsahují elektronický podpis.

Nevidomé osobě je obsah přečten a pracoviště umožní na požádání této osoby, aby do spisu nahlížel její doprovod. 

Do spisové dokumentace týkající se osvojení dítěte je oprávněn nahlížet na základě písemné žádosti osvojenec, jakmile nabude svéprávnosti.

Dále právo nahlížet do spisové dokumentace dítěte náleží nadřízenému orgánu (Magistrát Hl. města Prahy, kanceláři Veřejného ochránce práv a státnímu zastupitelství). 

Zaměstnanec OSPOD – klíčový pracovník případu na žádost klienta sdělí do 15 dnů ode dne, kdy bylo požádáno o nahlédnutí, zda umožní nahlédnout a určí termín, kdy bude oprávněné osobě umožněno do spisu nahlédnout a pořídit event. kopie nebo výpis. 

V odůvodněných případech dle zákona může pracoviště SPO rozhodnout o zamítnutí písemné žádosti. 

Rodiče nebo jiné osoby odpovědné za výchovu dítěte nebo jejich zástupce (na základě písemné plné moci) mají právo při nahlížení do spisové dokumentace činit si z ní výpisy
a pořizovat za úhradu kopie spisové dokumentace nebo její části. (§55 odst. 5 zákona
č. 359/1999 Sb.).

Pro stanovení úhrady za pořízení kopie ze spisové dokumentace platí zvláštní právní předpis – zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů. V souladu s § 8 odst. 2 písm. a) zákona č. 634/2004 Sb., jsou od správních poplatků osvobozeny úkony související s prováděním sociálně-právní ochrany dětí.  Úhrada kopie ze spisové dokumentace je stanovena zákonem o správních poplatcích, 15 Kč za první stránku, 5 Kč za další započatou stránku.

Postup pro žádost a nahlížení do spisové dokumentace je zpracován vnitřním předpisem pracoviště.

 

 

Změna standardu k 5.5.2016

 

Příloha :

 Žádost o nahlížení do spisové dokumentace a pořizování kopií 

Vytisknout